ALV 2015 (30 maart 2015) notulen

Maandag 30 maart vond de ALV van Olympia plaats in de Grote Haven te Haastrecht.

Hieronder de notulen van deze ALV

Aanwezig: Bestuur: Marjolein Haagen (voorzitter), Jeannette Lugt (aftredend penningmeester), Marja Oskam, Laurens Bosman, Astrid de Graaf (aftredend) en  Christian de Lang (secretaris/notulist); Leden: Joke Steenbergen, Ellen Scheepstra, Janny Streng en Dita Verhoog

Afwezig met kennisgeving: Ingrid Westenbrink (bestuurslid), Monique Cruz-Torres Janssen en Jeanine Pijnacker (beide kascommissie).

1. Opening: Voorzitter Marjolein opent de vergadering en stelt vast dat er opnieuw meer bestuursleden dan leden aanwezig zijn.

2. Vaststelling agenda: Goedgekeurd

3. Mededelingen:

  • Marjolein geeft aan dat Jeannette en Astrid het bestuur gaan verlaten en bedankt beide voor hun inzet. Daarmee blijven er slechts 5 bestuursleden over. De vereniging heeft dringend behoefte aan nieuwe bestuursleden. Vooral ook de functie van penningmeester is vacant.
  • Vorig jaar waren er nog 6 ereleden, helaas zijn Joke de Mooij en Coby den Besten afgelopen jaar overleden. Huidige 4 ereleden zijn:
    • Dita Verhoog            (Dita heeft jarenlang les gegeven aan de kleuters)
    • Janny Streng            (Janny heeft in het verleden jarenlang bestuursfunctie gehad)
    • Co Faay                    (Co heeft in het verleden jarenlang bestuursfunctie gehad)
    • Ellen Scheepstra     (Ellen heeft bijna 30 jaar les gegeven bij Olympia)

 4. Notulen ALV 2014: De voorzitter leest de notulen van de ALV 2014 voor.

  • Tijdens het voorlezen meldt o.a. Dita dat zij ondanks dat ze erelid is toch gewoon wel bondscontributie wil betalen als ieder ander lid. Dit zal worden nagekeken.
  • Voor ‘Het vaandel van Olympia’ dat voor ca. 4000 gulden gerestaureerd is en in een klimaatkast bewaard moet blijven, kan de vereniging geen juiste plaats vinden. Ook museum Bisdom van Vliet wenst het vaandel niet te huisvesten. Dita wil nog eens met museum Bisdom van Vliet contact opnemen.
  • Door de aanwezige leden wordt gevraagd wat er met het actiepunt matjes voor de lessen van Henriëtte is gebeurd. Christian geeft aan dat deze enkele maanden geleden zijn aangeschaft en i.o.m. Henriëtte op school zijn geleverd. Volgens de aanwezigen zijn de matten juist bedoeld voor de les in de gymzaal. De vraag zal met de Henriëtte worden besproken.

 5. Jaarverslagen 2014:

  • Gym / Acrogym: Van gym is helaas geen verslag aanwezig. 
  • Vanaf eind oktober 2014 is bij Olympia een proef gestart met acrogym op de dinsdagavonden. Acrogym is een vorm van gymnastiek op muziek, gecombineerd met acrobatiek. Acrogym is in tegenstelling tot gym of turnen een echte teamsport. Het gaat over samenwerking en vertrouwen, balans en tempo. Een leuke gevarieerde groep van 17 jongens en meisjes heeft onder leiding van een trainer Dick in een tijdsbestek van slechts 12 dinsdagavonden een acrogym-demo geoefend die ze op dinsdag 3 februari (afsluiting van de proefperiode) aan een groot publiek hebben getoond. I.v.m. het enthousiasme is besloten acrogym na de proefperiode in ons lessenpakket op te nemen. De lessen richting zich nu op een onderlinge wedstrijd aan het eind van het seizoen. 
  • Dans: Het eerste optreden was op 31 mei, de Jaarmarkt. De bedoeling was een zogenaamde Flashmob te doen, maar dit kwam helaas niet goed over op het publiek. 
  • Op 12 juli hebben we de eindshow gegeven in Concordia. We hadden een middag- en avond voorstelling. Het optreden was zeker geslaagd, maar de middag was niet heel druk bezocht, dus voor volgende eindshow volstaat 1 voorstelling. Na de avondvoorstelling hebben we afscheid genomen van 2 dansdocenten: Jamie en Daniëlle. Tevens is Bente voorgesteld als onze nieuwe dansdocent.
  • Begin oktober kregen de mededeling dat Ilana haar eigen dansschool ging starten in Oudewater, wat dus voor ons betekende dat ze ging stoppen bij Olympia. De dansgroep dames 20+ viel toen uiteen en stopte definitief per 20 oktober. Toen de rust eenmaal was wedergekeerd, kwam het bericht dat Kirsten bij Olympia ging stoppen, ze had een baan gekregen als dansdocent. Dus moesten we weer op zoek naar een nieuwe dansdocent en dat is Lesley van Wijk uit Reeuwijk geworden.
  • Op 13 oktober hebben we een vriendinnendag georganiseerd om weer wat nieuwe leden te krijgen.
  • Vanwege de wisselende docenten hebben we  in plaats van de kerstshow, in de aula van school een open les gehouden. De ouders werden ontvangen met koffie en iets lekkers en de kinderen konden door middel van korte optredens laten zien wat ze tot nu toe al geleerd hadden. De reacties op deze openles waren zeer positief
  • Ledenadministratie: Ledenaantal heeft in 2014 een fors neergaande lijn ingezet van 172 op 1-1-2014 naar 141 op 1-1-2015. Eind vorig jaar is BodyShape stopgezet en ook bij de jeugd (die van de lagere school af is) lijkt uitstroom bij het dansen hoger dan normaal.
  • De meeste leden volgen 1 les. Enkele leden volgen geen les (zoals bestuursleden), een aantal volgt 2 lessen (dans en gym)  en sinds februari dit jaar volgen 5 leden zelfs 3 lessen(dans, gym en acro). Grootste toestroom blijft bij jonge kinderen die op gym gaan. Toestroom jonge kinderen bij dans blijft uit. Grafieken van het verloop binnen leeftijdscategorieën van afgelopen 3 jaren worden uitgedeeld.

6. Verslag kascommissie: Monique Cruz-Torres Janssen en Jeanine Pijnacker zijn op bezoek geweest bij de penningmeester en hebben alle stukken akkoord bevonden. De penningmeester geeft een toelichting op het financiële jaarverslag: Resultaat 2014 en balans per 31-12-2014. Het resultaat toont een positief resultaat van € 1621,46, ten opzichte van een negatief resultaat het jaar ervoor. Noemenswaardig in het resultaat zijn de subsidies waar Laurens zich vooral voor ingezet heeft en het resultaat van de Grote Club Actie, die Christian gecoördineerd heeft.

7. Begroting 2015: Bij de begroting wordt uitgelegd dat er een post subsidie is opgenomen, waarvan €1000,00 nog uit 2014 stamt. Omdat het bedrag pas in 2015 wordt besteed aan het bijbehorende doel is hiervoor gekozen. Het resultaat en de begroting geven aan dat een contributie verhoging dit jaar niet nodig is.

8. Verkiezing kascommissie: Jeanine Pijnacker (2e keer) en Astrid de Graaf (1e keer).

9. Rondvraag:

  • Joke Steenbergen merkt op dat er in de notulen van vorig jaar een fout stond. Joke de Mooij stond als aanwezig in de notulen in plaats van Joke Steenbergen.
  • Ellen Scheepstra brengt de kastindeling in de gymzaal ter sprake. Onlangs trof ze de standaard met magnesiumpoeder buiten de daarvoor bedoelde kast en merkt op dat de kasten sowieso onhandig vol zijn. Enkele bestuursleden wisten van de onhandige kastindeling, maar hadden geen verklaring waarom de magnesium-standaard niet in de kast stond. Ten aanzien van de standaard wist Janny Streng te melden dat zij deze na afloop van een les buiten de kast had geplaatst om andere spullen in de kast te plaatsen. T.a.v. de overvolle kasten geven Christian en Laurens aan daar reeds actie van gemaakt te hebben. Veel spullen (dozen vol nep sinterklaas cadeautjes, dozen kleding, overbodige plastic blokken, oud bouwzeil, etc. ) zijn reeds afgevoerd. Daarnaast moeten de kasten alsnog opnieuw worden ingedeeld. De nieuwe acro-steunen zijn voor wat betreft formaat en vorm niet praktisch. Er wordt gedacht aan beugels waar ze ingehangen kunnen worden.

 10. Sluiting: Na het hartelijk bedanken van Astrid (7 jaar in het bestuur) en Jeannette (2 jaar in het bestuur) voor hun inzet met een boeket bedankt Marjolein de aanwezigen en sluit om 20:45 uur de vergadering.