ALV 2014 (31 maart 2014)

Maandag 31 maart vond de ALV van Olympia plaats in de Grote Haven te Haastrecht.

Hieronder de notulen van deze ALV

AanwezigBestuur: Raymond van Zijl (aftredend voorzitter), Marjolein Haagen (voorzitter), Robin Janssen, Astrid de Graaf, Jeanette Lugt (penningmeester), Ingrid Westenbrink, Christian de Lang (ledenadministratie), Marja Oskam, Laurens Bosman (notulist), Jeanine Pijnacker (aftredend bestuurslid), Overige leden: Joke de Mooy, Ellen Scheepstra, Janny Streng, Wil Rietveld, Dita Verhoog

OpeningRaymond opent om 20:30 de vergadering en stelt vast dat er meer bestuursleden dan leden aanwezig zijn. Hij vindt het jammer dat er zo weinig mensen zijn, maar geeft aan dat vaste gezichten altijd welkom zijn.

Jeanine, Mike, Colinda en Raymond zijn in de loop van het jaar gestopt. Voor de zomer heeft het oude bestuur een brandbrief gestuurd om nieuwe bestuursleden te werven, waarop gelukkig veel respons kwam. De nieuwe bestuursleden stellen zich voor (zie lijst aanwezigen).

Het nieuwe bestuur wordt unaniem geaccepteerd door de aanwezige leden.

Mededelingen:

  • Marjolein geeft aan dat de functie van secretaris vacant is. Het postadres is nu nog bij de oude secretaris. Het nieuwe postadres is nog niet bekend.
  • Marjolein geeft ook aan dat het aantal gymdocenten erg weinig is. Iedereen wordt opgeroepen rond te kijken naar nieuwe docenten, voor vast of als invaller.

De voorzitter leest de notulen van de ALV 2013 voor.

Jaarverslagen 2013:

Verslag van ledenadministratie wordt voorgelezen door de voorzitter. Te beginnen met ereleden

Dita Verhoog Dita heeft jarenlang les gegeven aan de kleuters
Janny Streng Janny heeft in het verleden jarenlang een bestuursfunctie gehad
Co Faay Co heeft in het verleden jarenlang een bestuursfunctie gehad
Joke de Mooy – de Jong Joke heeft in het verleden jarenlang een bestuursfunctie gehad
Coby den Besten Coby is heel lang lid geweest (en ook al heel lang erelid)
Ellen Scheepstra – v.d. Panne Ellen heeft bijna 30 jaar les gegeven bij Olympia en is vorig jaar erelid geworden
  • Ledenaantal is een klein beetje gestegen van 172 (op 1 januari 2013) naar 177 (1 januari 2014). Heden 31 maart 2014 staat de tellen zelfs op 184. Jeugd vermaakt zich met gym en streetdance. Ondanks komst van Move a Lot is Olympia toch een stabiele vereniging. Meeste leden zijn jeugdleden die gym en/of streetdance uitoefenen. Sommige meiden (vooral de 7-, 8-, 9-, 10-jarigen) zitten op zowel gym als streetdance.

Verslag van Gym wordt voorgelezen

  • Bij de gym merken we de grootste instroom van nieuwe leden bij vereniging. Zo kent de vereniging maar liefst 25 drie-en vier-jarigen die gymmen. Dat zijn op de vrijdag samen met de vijf en zesjarigen twee hele grote gymgroepen die sinds dit jaar (tijdelijk) les krijgen van Daniëlle. Daniëlle die ook zaterdags met Tessa de gymlessen voor hun rekening nemen.
  • Begin vorig jaar heeft Olympia bij gym afscheid genomen van Ellen en eind vorig jaar hebben we ook afscheid moeten nemen van trainsters Liäne en Sylvane en zitten zodoende niet ruim in ons jasje. Via allerlei kanalen proberen we gymtrainsters te vinden, maar ook op advertenties wordt geheel niet gereageerd. Binnen enkele weken hopen we toch een nieuwe kracht aan te trekken. Juist bij “afdeling” gym zijn er nog plannen die verder uitgewerkt. Zo willen we dit jaar Acro Gym van de grond krijgen. Om dat goed van de grond te krijgen moet er veel georganiseerd worden.

Er wordt gevraagd of er wel trainers voor acrogym zijn. Ingrid geeft aan dat er contact is met andere verenigingen om ervaren trainers als demo-team te functioneren.

Verslag van Dans wordt voorgelezen

  • De leiding heeft allemaal een contract ondertekend.
  • Het optreden op de jaarmarkt was wederom een succes. En ook op de après ski avond in december hebben we een optreden verzorgd.
  • De Sinterklaasviering van de jongste leden van de gym en de streetdance was ook zeer geslaagd, gezien de grote opkomst.
  • Er is ook een fietstocht georganiseerd door en voor de groep van Jet.

Verslag kascommissie:

  • Dita Verhoog is samen met Monique Cruz-Torres op bezoek geweest bij de penningmeester. Alle boeken blijken in orde.

Verslag penningmeester:

  • De penningmeester geeft een toelichting op het financiële jaarverslag. Zij geeft aan dat de inning van de contributie nu bijna helemaal via automatische incasso verloopt, en dit gaat heel goed. Er is een negatief saldo van ca. €1100, waarvan het merendeel voor een balkverbreder, die van de reserve voor materieel is.
  • Laurens geeft aan dat er twee subsidies toegekend zijn: €1000 van gemeente Vlist voor acrogym, €300 van de Rabobank voor een plankoline.
  • Jeanette geeft aan dat de kosten voor accommodaties duidelijk hoger zijn geworden en dat daarom de contributie per 1 juli met €1 per maand verhoogd moet worden. (De ere-leden geven aan geen bondscontributie te betalen). Jeanine geeft aan dat er mogelijk wel commentaar op komt. Marjolein geeft aan dat het wel duidelijk in de uitnodiging voor ALV gestaan heeft, daar is geen reactie opgekomen. Er wordt ook gevraagd of het dan volgend jaar niet weer verhoogd – daar is nog geen zekerheid over te geven. Raymond geeft aan dat andere verenigingen in de buurt vaak meer vragen. Raymond geeft aan dat de jongste kinderen blijven komen, ook omdat er geen andere sporten zijn voor die leeftijd. Er is namelijk zorg of de kinderen wel naar gym blijven komen. Uiteindelijk gaat iedereen akkoord met het financiële verslag en de verhoging van de contributie.
  • Verkiezing nieuwe kascommissie: Monique (2e keer) en Jeanine (1e keer).

Rondvraag:

  • Wil Rietveld vraagt wat er geworden is van de matjes voor de lessen van Henriëtte in de gymzaal. Henriëtte wilde speciale matten, en die waren te duur. Marja Oskam gaat hier achteraan. Er zijn 15 matten nodig. De vraag is wel waar ze bewaard moeten worden. Ellen Scheepstra wil dit wel even nakijken. 
  • Ellen Scheepstra zegt dat het vaandel nog steeds bij de fysiotherapie staat. Daar kan hij niet blijven. Het vaandel is voor ca. 4000 gulden gerestaureerd en moet in klimaatkast bewaard worden. Wellicht kan dat ondergebracht worden bij museum Bisdom van Vliet? Astrid wil contact opnemen hierover.

Raymond bedankt de aanwezigen en sluit om 21.15 uur de vergadering.